Häufig werden geschäftliche Kontaktdaten über Exchange bereitgestellt. Sollten Sie jedoch kein Exchange verwenden, gibt es andere Möglichkeiten Ihren Nutzer/-innen diese Kontaktdaten zur Verfügung zu stellen. Eine einfache Möglichkeit (ohne spezielle Apps und Server) für eine einmalige Bereitstellung von Kontaktdaten, möchten wir Ihnen in diesem How-To vorstellen.
Ziel
In diesem How-To zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Nutzer/-innen ganz einfach und datenschutzkonform alle geschäftlichen Kontakte zur Verfügung stellen können. Das funktioniert sowohl für vollständig verwaltete Firmengeräte (COBO/COPE), als auch für private Android-Geräte mit Arbeitsprofil (BYOD). Auf BYOD- und COPE-Geräten können dadurch private und geschäftliche Kontakte voneinander getrennt werden.
Durchführung
1. Kontakte exportieren
Zuerst einmal müssen Sie eine Liste mit den gewünschten Kontakten (vCard) in eine .vcf-Datei exportieren. Sollten Sie eine spezielle App für Ihre Kontakte verwenden, exportieren Sie die .vcf-Datei darüber. Auch lassen sich Kontakte über ein Google-Konto in eine .vcf-Datei exportieren (Beispiel im Bild). Ggf. muss eine vorhandene Kontaktliste (z. B. eine .csv-Datei) zuerst in das .vcf-Format konvertiert werden. Dies geht beispielsweise mit der Windows Kontakte-App oder mit speziellen Apps (vCard Converter). Verwenden Sie hierfür aus Datenschutzgründen keine Online-Tools.
2. Kontaktliste über das Cortado Verwaltungsportal verteilen
Für eine sichere und datenschutzkonforme Weiterleitung der .vcf-Datei auf die Geräte Ihrer Nutzer/-innen, melden Sie sich nun im Verwaltungsportal von Cortado an.
- Wählen Sie anschließend Verwaltung→ Dateien.
- Laden Sie Ihre .vcf-Datei im Verwaltungsportal hoch (Pfeile im Bild). Gehen Sie dafür vor, wie in unserem Hilfe-Artikel So stellen Sie Ihren Nutzer/-innen Dateien auf mobilen Geräten zur Verfügung beschrieben.
- Wählen Sie die Datei in der linken Spalte aus (linker Pfeil im Bild) und weisen Sie sie den gewünschten Nutzer/-innen oder Gruppen zu (rechter Pfeil im Bild).
3. Kontaktliste in die Kontakte-App importieren
- Die Nutzer/-innen finden die Datei daraufhin in der Cortado-App unter Dateien (Pfeil im linken Bild).
- Dort kann die Datei nun durch antippen heruntergeladen werden (Pfeil im rechten Bild).
Nach dem Herunterladen, kann die Datei geteilt werden. Auf Geräten mit Arbeitsprofil (COPE oder BYOD) wird für das Teilen der Kontakte nur die geschäftliche Kontakte-App angeboten (linkes Bild). Das Speichern der .vcf-Datei im privaten Profil des Gerätes ist nicht möglich (rechtes Bild). Dadurch ist eine Trennung von privaten und geschäftlichen Kontakten auf dem Android-Gerät gewährleistet. (Auf vollständig verwalteten Firmengeräten (COBO) gibt es nur eine App für geschäftliche Kontakte.)
- Wählen Sie im nächsten Schritt, unter "Öffnen mit" die Kontakte-App aus (Pfeil im linken Bild).
- Alle in der .vcf-Datei vorhandenen Kontakte werden jetzt angezeigt. Tippen Sie auf Importieren (Pfeil im linken Bild).
- Nach dem erfolgreichen Import finden Sie alle Kontakte aus der .vcf-Datei in der Kontakte-App (rechtes Bild).
Wenn Sie Ihren Nutzer/-innen zu einem späteren Zeitpunkt weitere Kontakte zur Verfügung stellen möchten, wiederholen Sie alle oben genannten Schritte. Achten Sie darauf nur die neuen Kontakte in die .vcf-Datei zu importieren, um Dubletten zu vermeiden.