Häufig werden geschäftliche Kontaktdaten über Exchange bereitgestellt. Sollten Sie jedoch kein Exchange verwenden, gibt es andere Möglichkeiten Ihren Nutzer/-innen diese Kontaktdaten datenschutzkonform zur Verfügung zu stellen. Eine einfache Möglichkeit (ohne spezielle Apps und Server) möchten wir Ihnen in diesem How-To vorstellen.
Ziel
In diesem How-To zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Nutzer/-innen auf vollständig verwalteten iOS/iPadOS-Geräten ganz einfach und datenschutzkonform alle geschäftlichen Kontakte zur Verfügung stellen können.
Durchführung
1. Kontakte exportieren
Zuerst einmal müssen Sie eine Liste mit den gewünschten Kontakten (vCard) in eine .vcf-Datei exportieren. Sollten Sie eine spezielle App für Ihre Kontakte verwenden, exportieren Sie die .vcf-Datei darüber. Auch lassen sich Kontakte über die Apple iCloud oder über ein Google-Konto in eine .vcf-Datei exportieren (Beispiel im Bild). Ggf. muss eine vorhandene Kontaktliste (z. B. eine .csv-Datei) zuerst in das .vcf-Format konvertiert werden. Dies geht beispielsweise mit der Windows Kontakte-App oder mit speziellen Apps (vCard Converter). Verwenden Sie hierfür aus Datenschutzgründen keine Online-Tools.
2. Kontaktliste über das Cortado Verwaltungsportal verteilen
Für eine sichere und datenschutzkonforme Weiterleitung der .vcf-Datei auf die mobilen iOS/iPadOS-Geräte Ihrer Nutzer/-innen, melden Sie sich nun im Verwaltungsportal von Cortado an.
- Wählen Sie anschließend Verwaltung→ Dateien.
- Laden Sie Ihre .vcf-Datei im Verwaltungsportal hoch (Pfeile im Bild). Gehen Sie dafür vor, wie in unserem Hilfe-Artikel So stellen Sie Ihren Nutzer/-innen Dateien auf mobilen Geräten zur Verfügung beschrieben.
- Wählen Sie die Datei in der linken Spalte aus (linker Pfeil im Bild) und weisen Sie sie den gewünschten Nutzer/-innen oder Gruppen zu (rechter Pfeil im Bild).
- Falls noch nicht geschehen, weisen Sie Ihren Nutzer/-innen außerdem die Cortado-App zu (siehe Hilfe-Artikel: So stellen Sie Ihren iOS-Nutzer/-innen die Cortado-App für die Verwaltung von Apps und Dateien zur Verfügung).
3. Kontaktliste in die Kontakte-App (iPhone/iPad) importieren
- Die Nutzer/-innen finden die Datei daraufhin auf ihrem iPhone/iPad in der Cortado-App unter Dateien (Pfeil im linken Bild).
- Dort kann die Datei nun heruntergeladen werden (Pfeil im rechten Bild).
- Tippen Sie anschließend in der geöffneten Datei auf den Teilen-Button (Pfeil im linken Bild).
- Wählen Sie im nächsten Schritt die Kontakte-App aus (rechtes Bild).
- Alle in der .vcf-Datei vorhandenen Kontakte werden jetzt angezeigt. Tippen Sie auf Sichern (Pfeil im linken Bild).
- Wählen Sie nun Neue Kontakte erstellen, um alle vorhandenen Kontakte in der Kontakte-App hinzuzufügen (Pfeil im rechten Bild).
Nach dem erfolgreichen Import finden Sie alle Kontakte aus der .vcf-Datei in der Kontakte-App.
Wenn Sie Ihren Nutzer/-innen zu einem späteren Zeitpunkt weitere Kontakte zur Verfügung stellen möchten, wiederholen Sie alle oben genannten Schritte. Achten Sie darauf nur die neuen Kontakte in die .vcf-Datei zu importieren, um Dubletten zu vermeiden.