!!!GESCHLOSSENE BETA!!! Zapier für Cortado steht Ihnen zur Zeit nur als geschlossene Beta-Version zur Verfügung. Wenn Sie Interesse an einem Test haben, melden Sie sich bitte per E-Mail ([email protected]) bei uns. Mit Zapier können Sie automatische Workflows erstellen, um Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen. Einen Zapier-Workflow zum automatischen Anlegen von Benutzer/-innen stellen wir Ihnen in diesem How-To vor.
Hinweis! Allgemeine Informationen zur Funktionsweise von Cortado und Zapier finden Sie in unserem Hilfe-Artikel So verwenden Sie Cortado beim Erstellen von Zapier-Workflows.
Ziel
In diesem How-To zeigen wir Ihnen, wie das Erstellen eines neuen Kontakts in einem HR- oder CRM-System mit Hilfe von Zapier, einen Prozess auslöst, in dessen Verlauf automatisch ein neuer Benutzer im Verwaltungsportal von Cortado angelegt wird.
Umsetzung
Anmelden und starten
- Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei Zapier an.
- Klicken Sie auf Create (oberer Pfeil im Bild) und anschließend auf Zaps (unterer Pfeil im Bild), um einen neuen automatisierten Workflow zu erstellen.
Trigger auswählen, konfigurieren und testen
Wählen Sie nun Ihren Trigger aus. Dabei handelt es sich um eine App, mit der ein bestimmter Workflow (also ein Zap) in Gang gesetzt werden soll. Unserem Szenario folgend muss hier Ihr HR- oder CRM-System ausgewählt werden. Für dieses Beispiel verwenden wir die App Freshdesk als Trigger.
- Klicken Sie auf Trigger (Pfeil im Bild).
- Wählen Sie anschließend Ihr HR- oder CRM-System (z. B. Freshdesk) aus.
Jetzt wird die Trigger-App konfiguriert:
- Wählen Sie zuerst ein Trigger-Event aus, also ein Ereignis, dass den gewünschten Workflow in Gang setzt. In unserem Beispiel wäre das, das Anlegen eines neuen Freshdesk-Kontaktes (oberer Pfeil im Bild).
- Melden Sie sich danach in Ihrer Trigger-App an (unterer Pfeil im Bild).
Anschließend wird die Verbindung zu Ihrer Trigger-App getestet.
- Klicken Sie dafür im Reiter Test (oberer Pfeil im Bild) auf Test trigger (unterer Pfeil im Bild).
In unserem Beispiel wird daraufhin ein Kontakt-Datensatz aus der Trigger-App abgerufen.
- Sie können diesen Datensatz nun öffnen und bearbeiten.
- Ändern Sie für den Test gegebenenfalls die vorhandenen Daten (E-Mail-Adresse, Name usw.) im Datensatz (linker Pfeil im Bild).
Hinweis! Die Daten, die Sie hier eintragen, werden für den Test Ihres Zaps verwendet. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass die E-Mail-Adresse, die Sie hier benutzen im Verwaltungsportal von Cortado noch nicht existiert. Sonst schlägt der Import der Daten ins Verwaltungsportal fehl.
- Wählen Sie Ihren Datensatz anschließend aus und klicken Sie auf Continue with selected record (rechter Pfeil im Bild).
Action auswählen, konfigurieren und testen
Im nächsten Schritt wird eine Action-App ausgewählt, also eine App die verwendet werden soll, wenn das Trigger-Ereignis ausgelöst (also der/die neue Benutzer/-in in Freshdesk angelegt) wurde.
- Wählen Sie jetzt als Action-App Cortado aus (Pfeil im Bild).
- Da der/die neue Freshdesk-Benutzer/-in im Folgenden automatisch in Cortado angelegt werden soll, wählen Sie als Action-Event Create User aus (oberer Pfeil im Bild).
- Melden Sie sich danach bei Cortado an (unterer Pfeil im Bild).
- Für die Anmeldung bei Cortado benötigen Sie Ihren Cortado API Schlüssel (oberer Pfeil im Bild).
- Sollten Sie mit Cortado mehrere Organisationen verwalten, benötigen Sie außerdem noch die ID der Organisation, für die Sie diesen Zap einrichten möchten (unterer Pfeil im Bild).
Sie finden Ihren API-Schlüssel in der Administratoren-Verwaltung des Verwaltungsportals.
- Wählen Sie dafür den/die Administrator/-in aus (linker Pfeil im Bild) und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten (mittlerer Pfeil im Bild).
- Kopieren Sie den API-Schlüssel (rechter Pfeil im Bild) in die Zwischenablage und fügen Sie sie unter API Key bei Zapier ein.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Hilfe-Artikel So greifen Sie auf die API von Cortado MDM zu.
Die ID Ihrer Organisation finden Sie in den Einstellungen im Reiter Allgemein (Pfeil im Bild).
- Kopieren Sie die ID falls notwendig und fügen Sie sie ebenfalls an der entsprechenden Stelle bei Zapier ein.
Nach der Anmeldung bei Cortado legen Sie im Reiter Configure fest, welche Daten von der Trigger-App (Freshdesk) zu Cortado übertragen werden sollen.
- Klicken Sie dafür auf den Plus-Button neben jedem Feld (rechter Pfeil im Bild). Dadurch wird die Liste der verfügbaren Daten der Trigger-App geöffnet (linker Pfeil im Bild).
- Auf der linken Seite sehen Sie die verfügbaren Daten der Trigger-App, auf der rechten Seite sehen Sie alle verfügbaren Felder für die Erstellung neuer Benutzer/-innen der Cortado.
- Ordnen Sie diese den entsprechenden Feldern zu.
- Klicken Sie danach auch Continue.
Jetzt startet der Test von Ihrem neuen Zap. Dabei werden die Daten (E-Mail-Adresse, Name usw.), die Sie hier für den Trigger-Test hinterlegt haben, ins Verwaltungsportal von Cortado importiert.
War der Test erfolgreich, können Sie Ihren Zap mit Klick auf Publish veröffentlichen (Pfeil im Bild). Dann werden künftig alle in Ihrem HR- oder CRM-System neu erstellten Nutzer/-innen automatisch ins Verwaltungsportal von Cortado importiert.
Alle Hilfe-Artikel zum Thema Zapier-Integration finden Sie hier.
In diesem Video haben wir die wichtigsten Schritte für Sie nochmal zusammengefasst. (Nutzen Sie den Fullscreen-Modus für eine optimale Darstellung.):