Smart Filing – Mehrere Nutzer bearbeiten die gleiche Datei (Cortado Web-App)

Smart Filing ermöglicht es mehreren Nutzern, Dateien parallel zu bearbeiten und Änderungen nachzuverfolgen.

• Öffnen Sie die Web-App und melden Sie sich an.
• Laden Sie die gewünschte Datei zunächst vom Firmenlaufwerk (Mein Lauf­werk) (siehe Artikel Auf Ordner und Dateien zugreifen) auf Ihren lokalen PC/Mac. Wählen Sie die Datei dafür aus und klicken anschließend auf Download.

• Öffnen Sie die Datei zum Bearbeiten z. B. in Word.
• Speichern Sie die geänderte Datei anschließend unter gleichem Namen auf Ihrem lokalen Rechner.
• Laden Sie die Datei via Upload wieder in die Web-App (siehe Artikel Dateien und Ordner hochladen).
• Wählen Sie dabei Ersetzen.

• Es wird eine neue Version der Datei angelegt.
• Sofern ein anderer Nutzer dieselbe Datei in der Zwischenzeit ebenfalls bearbei­tet hat, wird eine weitere Version dieser Datei angelegt.
• Wenn Sie die Datei in Ihrem Firmenverzeichnis öffnen, können Sie sich alle vor­handenen Versionen anzeigen lassen.
• Klicken Sie dafür auf den Uhr-Button (linker Pfeil im Bild).

• Möchten Sie eine ältere Version bearbeiten, klicken Sie auf den Speichern-But­ton (mittlerer Pfeil im Bild).
• Die Kopie wird im gleichen Ordner gespeichert und kann wie gewohnt bearbei­tet werden.

• Falls Sie eine ältere Version löschen möchten, tippen Sie stattdessen auf den Löschen-Button (rechter Pfeil im Bild).