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Smart Filing – Mehrere Nutzer bearbeiten die gleiche Datei (Cortado Web-App)

Smart Filing ermöglicht es mehreren Nutzern, Dateien parallel zu bearbeiten und Änderungen nachzuverfolgen.

  • Öffnen Sie die Web-App und melden Sie sich an.
  • Laden Sie die gewünschte Datei zunächst vom Firmenlaufwerk (Mein Lauf­werk) (siehe Artikel Auf Ordner und Dateien zugreifen) auf Ihren lokalen PC/Mac. Wählen Sie die Datei dafür aus und klicken anschließend auf Download.

  • Öffnen Sie die Datei zum Bearbeiten z. B. in Word.
  • Speichern Sie die geänderte Datei anschließend unter gleichem Namen auf Ihrem lokalen Rechner.
  • Laden Sie die Datei via Upload wieder in die Web-App (siehe Artikel Dateien und Ordner hochladen).
  • Wählen Sie dabei Ersetzen.

  • Es wird eine neue Version der Datei angelegt.
  • Sofern ein anderer Nutzer dieselbe Datei in der Zwischenzeit ebenfalls bearbei­tet hat, wird eine weitere Version dieser Datei angelegt.
  • Wenn Sie die Datei in Ihrem Firmenverzeichnis öffnen, können Sie sich alle vor­handenen Versionen anzeigen lassen.
  • Klicken Sie dafür auf den Uhr-Button (linker Pfeil im Bild).

  • Möchten Sie eine ältere Version bearbeiten, klicken Sie auf den Speichern-But­ton (mittlerer Pfeil im Bild).
  • Die Kopie wird im gleichen Ordner gespeichert und kann wie gewohnt bearbei­tet werden.

  • Falls Sie eine ältere Version löschen möchten, tippen Sie stattdessen auf den Löschen-Button (rechter Pfeil im Bild).

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