Smart Filing ermöglicht es mehreren Nutzern, Dateien, die sich auf dem Firmenlaufwerk (Mein Laufwerk) befinden parallel zu bearbeiten und Änderungen nachzuverfolgen.
- Öffnen Sie die App und melden Sie sich an (siehe Artikel Die Workplace-App für Android-Geräte).
- Öffnen Sie die Datei, die Sie bearbeiten möchten via Open in in einer anderen App und speichern Sie sie nach der Bearbeitung wieder in der Workplace-App (siehe Abschnitt Datei in anderer App bearbeiten).
- Sie können die Datei jetzt wieder in Ihre Firmenlaufwerke kopieren.
- Sie finden die Datei in der Workplace-App unter Telefon→ Download.
- Wählen Sie die Datei aus (unterer Pfeil im linken Bild) und tippen danach auf den Verschieben/Kopieren-Button (oberer Pfeil im linken Bild).
- Tippen Sie anschließend auf Zurückspeichern (Pfeil im rechten Bild). Die Datei wird wieder an ihrem ursprünglichen Speicherort im Verzeichnis Mein Laufwerk gespeichert.
- Unter dem gleichen Dateinamen wird eine neue Version der Datei angelegt (Pfeil im linken Bild).
- Öffnen Sie die Datei, um sich die verschiedenen Versionen anzeigen zu lassen (Pfeil im rechten Bild).
- Tippen Sie dafür unten rechts auf die Verlaufsanzeige (Pfeil im linken Bild).
- Möchten Sie eine ältere Version bearbeiten, tippen Sie diese kurz an und wählen Sie dann unten Kopie speichern aus (Pfeil im rechten Bild).
- Die Kopie ist nun im Ordner enthalten und kann wie gewohnt bearbeitet werden.
- Falls Sie eine ältere Version löschen möchten, tippen Sie stattdessen auf Version löschen (Bild, rechts).