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Dateien in virtuellen Datenräumen teilen (Workplace-App – Android)

Sie haben die Möglichkeit Dateien und Ordner mit firmeninternen und -externen Nutzern zu teilen. Öffnen Sie dafür die App und melden Sie sich an (siehe Artikel Die Workplace-App für Android-Geräte). Erstellen Sie ein Projekt und laden Sie andere Teilnehmer zu diesem Projekt ein. Sie können innerhalb eines Projektes mehrere Dateien und Ord­ner teilen.

Projekt starten

Teilnehmer hinzufügen

Dateien und Ordner zu Projekten hinzufügen

Projekt schließen/Teilnehmer entfernen

Projekt verlassen

Projekt starten

Es gibt zwei Möglichkeiten ein Projekt zu starten:

1. Wählen Sie zuerst eine/n Datei/Ordner in einem Ihrer Verzeichnisse aus (Pfeil im linken Bild), indem Sie diese kurz antippen. Tippen Sie anschließend auf den Menü-Button und danach auf Projekt starten (unterer Pfeil im rechten Bild).

2. Oder starten Sie zuerst das Projekt, indem Sie das Verzeichnis Projekte wählen (Pfeil im linken Bild) und dort auf Projekt starten tippen (Pfeil im rechten Bild).

  • Vergeben Sie einen Namen für Ihr Projekt und tippen Sie anschließend auf Start.

Teilnehmer hinzufügen

  • Wählen die das Verzeichnis Projekte (Pfeil im linken Bild) aus.
  • Tippen Sie danach im gewünschten Projekt auf den Verwalten-Button, um Teil­nehmer zu Ihrem Projekt einzuladen (Pfeil im rechten Bild).

  • Tippen Sie anschließend auf Teilnehmer hinzufügen (Pfeil im linken Bild).
  • Geben Sie die E-Mail-Adresse/n des/der Nutzer/s ein (unterer Pfeil im rechten Bild), und bestätigen sie die Eingabe (oberer Pfeil im rechten Bild). Je nachdem welche Optionen Ihr Systemadministrator für Sie freigegeben hat, können Sie firmeninterne und -externe Nutzer zu Ihrem Projekt einladen.

Hinweis! Möchten Sie externe Nutzer zum Projekt hinzufügen, muss das Pro­jekt einmalig neu konfiguriert werden. Bestätigen Sie die Meldung mit Tippen auf Fortfahren.

Hinweis! Im Falle der Rekonfiguration eines Projektes von intern nach extern, gehen eventuell vorhandene Dateiversionen verloren. Möchten Sie die Dateiversionen behalten, kopieren/verschieben Sie das betreffende Projekt in das lokale Laufwerk (Telefon/Tablet) oder in Mein Laufwerk. Nach der Rekonfiguration können Sie es wieder zurück in das Laufwerk Projekte verschieben/kopieren.

  • Hat ein externer Teilnehmer seine Einladung nicht angenommen (Status: Ein­geladen) (unterer Pfeil im Bild), können Sie diese erneut senden (oberer Pfeil im Bild).

Dateien und Ordner zu Projekten hinzufügen

  • Wählen Sie ein Projekt aus (Pfeil im linken Bild) und tippen Sie anschließend auf den Plus-Button (Pfeil im rechten Bild), um neue Ordner anzulegen und Dateien oder Bilder hochzuladen, die direkt auf Ihrem Gerät gespeichert wurden (Bild, rechts). Beachten Sie hierbei, dass nur Dateien angezeigt werden, die Teil Ihres Arbeitsprofiles sind.

  • Oder wählen Sie z. B. unter Mein Laufwerk eine (oder mehrere) Datei(en)/Ord­ner aus, die Sie Ihrem Projekt hinzufügen möchten.
  • Tippen Sie anschließend auf den Button Kopieren/Verschieben (Pfeile in Bild, links und rechts).

  • Wählen Sie Durchsuchen (Pfeil im linken Bild) und danach Projekte (Pfeil im rechten Bild).

  • Tippen Sie nun auf das gewünschte Projekt (Pfeil im linken Bild) und dann auf Verschieben oder Kopieren (Pfeile im rechten Bild).

Projekt schließen/Teilnehmer entfernen

  • Wählen Sie unter Projekte (Pfeil im linken Bild) das Projekt aus, dass Sie bearbei­ten möchten. Tippen Sie dafür auf den Verwalten-Button (Pfeil im rechten Bild).

  • Im Menü (Pfeil im rechten Bild) finden Sie die Optionen Bearbeiten und Projekt schließen.

  • Um einen Teilnehmer aus dem Projekt zu entfernen, tippen Sie zuerst auf Bear­beiten  und danach auf den entsprechenden Kreuz-Button (Pfeil im linken Bild).
  • Tippen sie anschließend auf Übernehmen (Pfeil im rechten Bild).

  • Möchten Sie das Projekt hingegen schließen, wählen Sie im Menü die Option Projekt schließen.
  • Sie können jetzt mit dem Tippen auf Schließen und Backup erstellen (Bild, links) eine Zip-Datei von allen Dateien/Ordnern des Projektes erstel­len. Diese Datei wird dann unter Mein Laufwerk gespeichert (Pfeil im rechten Bild).

  • Tippen Sie stattdessen auf Schließen und verwerfen (Bild, links), wenn Sie Ihre Dateien/Ordner vor dem Löschen des Projektes nicht sichern möchten.

Projekt verlassen

Möchten Sie nicht länger an einem Projekt teilnehmen, zu dem Sie eingeladen wur­den, können Sie dieses Projekt einfach verlassen.

  • Klicken Sie dafür in der Projektübersicht bei dem Projekt, welches Sie verlassen möchten auf Information (Pfeil im linken Bild).
  • Öffnen Sie anschließend das Menü oben rechts im Display (oberer Pfeil im rechten Bild) und tippen Sie auf Projekt verlassen (unterer Pfeil im rechten Bild) und bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit Klick auf Projekt verlassen.

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