Rechte für Nutzer/-innen und Gruppen festlegen
Zugriffsrechte bzw. Dateioptionen der mobilen Geräte
Rechte für Nutzer/-innen und Gruppen festlegen
Um die Zugriffsrechte zu konfigurieren, wählen Sie Verwaltung→ Gruppenvorlage bzw. Verwaltung→ Benutzer.
- Markieren Sie zunächst die gewünschte Gruppenvorlage bzw. einen oder mehrere Nutzer/-innen (linker Pfeil im Bild).
- Wählen Sie anschließend Einstellungen→ Bearbeiten im Kontextmenü (rechter Pfeil im Bild).
Zugriffsrechte bzw. Dateioptionen der mobilen Geräte
Vertrauenswürdige Geräte
Hier können Sie Einstellungen der Workplace-App ändern. Folgende Optionen können Sie Ihren Nutzer/-innen für die Bearbeitung von Dateien (die auf den für sie zugänglichen Firmenlaufwerken liegen) zur Verfügung stellen:
Ein vertrauenswürdiges Gerät ist ein Gerät, das dem Cortado-Server bekannt ist, d. h. ein Gerät mit nativer Workplace-App.
Hier können Sie einstellen, welche Optionen den Nutzer/-innen der Workplace-App zur Verfügung gestellt werden. Stellen Sie sicher, dass hierfür unter Einstellungen der Zugriff für die entsprechenden Gerätegruppen aktiviert ist.
Die nachfolgenden Einstellungen können Sie für die vertrauenswürdigen Geräte vornehmen:
Hinweis! Möchten Sie Ihren Nutzer/-innen überhaupt keinen Zugriff auf die Firmenlaufwerke und die damit verbundenen Dateioptionen gewähren, deaktivieren Sie die Checkbox Display Home Drive.
- Dateien als E-Mail-Anhang freigeben: Erlaubt das Teilen von Dateien via E-Mail.
- Öffentliche Links: Erlaubt dem/der Nutzer/-in einen Link zu der Datei zu erstellen und diesen dann mit internen und externen Nutzer/-innen zu teilen. Cortado Server legt automatisch eine Kopie der Datei auf dem Proxy-Server in der DMZ an. Das Unternehmensnetzwerk mit der Originaldatei bleibt von außen unerreichbar. Der/die Nutzer/-in kann festlegen, wie lange der Link gültig ist (Maximum 30 Tage).
- Projekte: Hier erlauben Sie ihren Nutzer/-innen, Projekte zu erstellen. Dadurch ist es möglich Dateien mit internen und externen Nutzer/-innen in virtuellen Datenräumen zu teilen (Dateifreigabe). Die Sharing-Technologie ermöglicht den einfachen, sicheren und datenschonenden Dateiaustausch – auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Wird ein Empfänger außerhalb des Unternehmens adressiert, legt der Cortado-Server automatisch eine Kopie der Datei auf dem Proxy-Server in der DMZ an. Das Unternehmensnetzwerk mit der Originaldatei bleibt von außen unerreichbar. Mit Externe Projekte erlauben Sie den Nutzer/-innen, Dateien mit externen Personen zu teilen. Weitere Einstellungen zum Aktivieren der Dateifreigabe nehmen Sie unter Einstellungen→ Dateifreigabe vor.
Hinweis! Damit Dateien mit Empfängern außerhalb des Unternehmens geteilt werden können, ist für jede/n externe/n Benutzer/-in eine spezielle Lizenz erforderlich.
- Dateien löschen: Erlaubt das Löschen von Dateien auf dem Firmenserver (siehe Bild).
- Dateien hochladen: Erlaubt das Hochladen von Dateien vom mobilen Gerät auf den Cortado-Server. Wenn Sie diese Option unterbinden können außerdem keine E-Mails und E-Mail-Anhänge auf dem Firmenserver gespeichert werden. Des weiteren können die Nutzer/-innen keine lokal auf dem mobilen Gerät abgelegten Dateien drucken oder faxen, da die Dateien dafür vorher zum Server hochgeladen werden müssen.
- Dateien herunterladen: Erlaubt das Herunterladen von Dateien vom Cortado-Server. Ist die Option Herunterladen als PDF erzwingen aktiviert, werden heruntergeladene Dateien nur im PDF-Format angezeigt. Dateien wie .txt oder .zip werden nicht heruntergeladen.
- Vorschau: Erlaubt, eine Vorschau einer Datei zu erstellen (siehe Bild).
- Authentische Vorschau für iOS erzwingen: Sollte es aufgrund der Dateigröße Probleme bei der Darstellung der Vorschau von PDF- und PPT-Dateien geben, kann hier für die Nutzer/-innen die Authentische Vorschau (Authentische Vorschau) voreingestellt werden. Die Nutzer/-innen müssen die Authentische Vorschau dann nicht mehr individuell auf ihren iOS-Geräten aktivieren. Diese Voreinstellung kann von den Nutzer/-innen nicht mehr geändert werden. Bei der Authentischen Vorschau wird anstelle der nativen Vorschau, ein Bild der Datei erzeugt. Dadurch wird zum einen Datenvolumen gespart. Zum anderen kann nichts mehr aus der Datei herauskopiert werden.
- Dateien exportieren: Erlaubt, Dateien ins ZIP- oder ins PDF-Format zu exportieren (siehe Bild).
- Fax: Mit dem Entfernen des Häkchens verweigern Sie den Nutzer/-innen, Dateien via Fax zu versenden. Die Fax-Option steht nur für iOS-Geräte zur Verfügung.
- Drucken: Mit dem Entfernen des Häkchens verweigern Sie den Nutzer/-innen, das Drucken.
- Drucken im Netzwerk: Mit dem entfernen des Häkchens verweigern Sie den Nutzer/-innen den Zugriff auf die Netzwerkdrucker (siehe Abschnitt Drucken zu Netzwerkdruckern).
- Natives Drucken unter Android: Mit dem entfernen des Häkchens verweigern Sie den Nutzer/-innen den Zugriff auf die Netzwerkdrucker in allen Android-Apps, die über eine Druckoption verfügen (siehe Abschnitt Natives Android-Drucken).
- Natives Drucken unter iOS: Mit dem entfernen des Häkchens verweigern Sie den Nutzer/-innen den Zugriff auf die Netzwerkdrucker in allen iOS-Apps, die über eine Druckoption verfügen (siehe Abschnitt Natives iOS-Drucken).
- WLAN-Drucken: Mit dem Entfernen des Häkchens verweigern Sie den Nutzer/-innen, Drucker im WLAN zu suchen (siehe Abschnitt Drucken zu WLAN-Druckern).
- Unternehmensweite Suche (nur für iOS): Mit dieser Option suchen Nutzer/-innen Dateien, die im Unternehmensnetzwerk freigegeben wurden. Mit dem Entfernen dieses Häkchens verweigern Sie den Nutzer/-innen das Suchen im Unternehmenslaufwerk.
Nichtvertrauenswürdige Geräte
Hier können Sie einstellen, welche Zugriffsmöglichkeiten Ihre Nutzer über einen Webbrowser (Web-App von Cortado) von einem PC/Mac haben dürfen. Stellen Sie hierfür sicher, dass unter Einstellungen die Web-App aktiviert ist.
Für die nicht vertrauenswürdigen Geräte können Sie alle Einstellungen wie für die vertrauenswürdigen Geräte vornehmen, mit Ausnahme von den Funktionen, die für die Web-App nicht zur Verfügung stehen:
- Fax
- Natives Drucken unter Android
- Natives Drucken unter iOS
- WLAN-Drucken