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So erstellen Sie Quotas für virtuelle Datenräume und den User-Storage

Möchten Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn die Speicherkapazität im Nutzer-Storage oder den Projektordnern zur Neige geht? Richten Sie sich auf dem Cortado-Server die entsprechenden Quotas ein. So können Sie Ihre Nutzer rechtzeitig warnen, wenn das Speicherlimit erreicht wird.

Ziel

Dieses How-To befasst sich mit der Einrichtung von Quotas mit Email-Benachrichtigung. Hier erfahren Sie, wie Sie Speicherkontingente (Quotas) für den User Storage und die Projektordner festlegen. Außerdem zeigen wir Ihnen wie Sie Benachrichtigungsemails einrichten können, die gesendet werden, bevor das festgelegte Speicherkontingent aufgebraucht wurde. Das hilft dabei Speicherproblemen vorzubeugen und so die Verlässlichkeit der Virtuellen Datenräume und des Dateizugriffs zu verbessern.

Umsetzung

Für das Einrichten der Quotas benötigen Sie die Serverrolle File Server Resource Manager. Mit diesem Tool können Quotas eingerichtet und Email-Benachrichtigungen definiert werden.

Serverrolle hinzufügen

Hinweis! Bitte beachten Sie, dass interne Projekte auf dem Cortado-Server und externe Projekte auf dem Proxy-Server gespeichert werden. Wenn Sie also Projekte überwachen möchten, richten Sie die Quotas sowohl auf dem Cortado-Server, als auch auf dem Proxy-Server ein. Möchten Sie ausschließlich die Speicherkontingente für den User Storage überwachen, müssen die Quotas nur auf dem Cortado-Server eingerichtet werden.
  • Öffnen Sie den Server Manager auf dem Cortado-Server.
  • Wählen Sie Manage→ Add Roles and Features (Pfeil im Bild).

  • Wählen Sie anschließend File and Storage Services→ File and iSCCI Services→ File Server Resource Manager (Pfeil im Bild).

Hinweis! Starten Sie den Cortado-Server jetzt neu.

Quota-Template erstellen (optional)

Bevor Sie eine Quota einrichten, lohnt es sich eigene Templates zu erstellen und diese den jeweiligen Bedürfnissen anzupassen.

  • Öffnen Sie den File Server Resource Manager entweder über den Server Manager oder die MMC.
  • Wählen Sie das Verzeichnis Quota Templates (linker Pfeil im Bild) und anschließend Create Quota Template (rechter Pfeil im Bild).

In dieser Maske können Sie nun Inhalte von schon existenten Vorlagen kopieren, um diese dann anzupassen.

  • Wählen Sie eine Vorlage aus und ändern Sie diese nach Ihren Bedürfnissen.
  • Geben Sie Ihrem Template einen Namen und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
  • Unter Space limit legen Sie das tatsächliche Speicherlimit fest und definieren, ob es sich hierbei um eine Hard Quota oder eine Soft Quota handeln soll. Eine Hard Quota würde Uploads unterbrechen, bzw. ein Abspeichern von größeren Dateien nicht zulassen, eine Soft Quota lässt das zu.
  • Legen Sie unter Notification thresholds fest, was geschehen soll, wenn sich ein Nutzer dem Limit nähert.
  • Legen Sie jetzt fest, wann eine Benachrichtigungsemail gesendet werden soll.
  • Klicken Sie dafür auf Add (unterer Pfeil im Bild).

  • Im Reiter E-mail Message finden Sie einige einfache Mailtemplates, die Sie für die Benachrichtigunsemails an Administratoren verwenden können.
  • Im Reiter Command können Sie definieren, dass für jedes Warning ein Powershell-Skript ausgeführt werden soll. Hier können Sie beispielsweise festlegen, dass ein Nutzer der eine Quota erreicht eine Email erhält.
  • Möchten Sie Skripte verwenden, setzen Sie den Pfad zu den jeweiligen Skripten für die unterschiedlichen Warnstufen.
  • Bestätigen Sie abschließend mit OK. Jetzt können Sie das Template für die Einrichtung einer Quota verwenden.

Quotas einrichten

  • Wählen Sie jetzt im File Server Resource Manager unter Quota→ Create Quota (Pfeile im Bild).

  • Wählen Sie unter Quota path beispielsweise den Pfad zum Projektordner aus (oberer Pfeil im Bild).
  • Um zu definieren, wie groß der gesamte Projektordner auf Ihrem Cortado-Server maximal werden darf, erstellen Sie ein pfadspezifisches Quota. Wählen Sie hierfür Create quota on path (mittlerer Pfeil im Bild).
  • Wenn Sie hingegen die Maximalgröße der einzelnen Projekte festlegen möchten, wählen Sie stattdessen die Option Auto apply template and create quotas on existing and new subfolders (mittlerer Pfeil im Bild)Das Quota gilt dann für alle Unterordner, die in diesem Pfad existieren oder erstellt werden (in unserem Fall die einzelnen Projekte). So kann eine Benachrichtigungsemail genau an den Nutzer versendet werden, der das Limit demnächst erreicht.
Hinweis! Die Unterordner im User Storage, sowie in Projects sind aus Datenschutzgründen nicht nach den tatsächlichen Nutzern oder Projekten benannt. Dadurch entstehen aktuell Einschränkungen bei der Aussagekraft der Benachrichtigungen. D. h. in Benachrichtigungen, die an Sie als Administrator gesendet werden, steht nur der kryptische Ordnername und nicht der Nutzername. Es ist derzeit nicht einfach nachzuvollziehen, welcher individuelle Nutzer gegen eine Quota verstößt.
  • Wählen Sie außerdem das Template aus, das Sie im letzten Schritt erstellt haben (unterer Pfeil im Bild).

  • Diese Arbeitsschritte können Sie nun auch für den User Storage wiederholen.

Email-Benachrichtigungen einrichten

  • Damit die automatische Email-Benachrichtigung der Quotas funktioniert, muss zuerst der Mailserver angeben werden.
  • Wählen Sie jetzt im File Server Resource Manager unter Action→ Configure Options (Pfeil im Bild).

  • Tragen Sie hier den Servernamen oder die IP-Adresse des Mailservers ein (oberer Pfeil im Bild).
  • Tragen Sie außerdem die Standard-Emailadresse des Administrators ein (unterer Pfeil im Bild).

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